När hade du ett bra möte senast?

När hade du ett bra möte senast?

Frågan är kanske konstigt ställd men tänk efter hur det var senast du blev inkallad till ett möte. Mötet var utlyst för att ni skulle diskutera något viktigt.

Helt plötsligt börjar du fundera på varför du sitter där. Mötet följer inte mötesagendan, eller hur var det nu, fanns det någon agenda?
Du lyfter blicken och tittar runt bordet, någon har sin dator framme, någon annan ”tittar diskret” på sin mobil, svarar på ett mail och kollar lite snabbt en notis på Facebook…

 

"Många möte saknar tydliga syften,
mål, agenda och spelregler."

Känner du igen dig? Grattis, du sitter på ett av många möten som saknar tydliga syften, mål, agenda och spelregler.
Vi är experter i Sverige på att ha många möten, och det i sig är inte fel, men det behövs en tydlig agenda och syfte!
Med handen på hjärtat, hur ofta går vi från våra möten utan att veta om vi kommit framåt eller tagit några beslut överhuvudtaget.

Oavsett vilket, här kommer några tips för att genomföra bättre möte. Vi är alla ansvariga att våra möten blir effektiva och bra. Men om det är du som bjuder in. Berätta vad du förväntar dig.

1. Varför ska vi ha mötet?

Fundera en stund innan du bjuder in till mötet varför ni ska ha det och vad du förväntar dig för resultat.

2. Alla möten ska ha en tydlig agenda

Det innebär att det ska finnas ett tydligt syfte, mål och agenda. Saknas det ett tydligt syfte be den som bjudit in tydliggöra det. För visst känns det bättre att veta vad som förväntas av dig så du kan skulle göra skillnad, eller hur?

3. Starta på utsatt tid!

Har du bokat ett möte till kl 09:00 se då till att starta det i tid. Vänta inte på de som kommer sent! Då skickar du en signal att det är OK att inte komma i tid. Tänk på att det inte är de 5 minuterna som den personen som kom sent som räknas det är tiden för alla andra…

4. Kom förberedd

Sätt av tid i förväg för att läsa in dig på utskickad information och skapa din egen uppfattning. Mötet ska inte vara en plats där vi repeterar det som alla kan läsa innan de kommer till mötet!

5. Möte ska prioriteras

Lägg mötet på tider som ger en hög närvaro och var tydlig i att även interna bokade mötet ska prioriteras. Ursäkten att ”kunden kunde bara på denna tiden” är inte ett giltigt förfall.

6. Undvik cykelställsfrågor

Det som finns på agendan är det som ska diskuteras, cykelställsfrågor (Parkinsons lag) ska undvikas eftersom allas tid är viktig och om vi har effektiva möte tenderar intresset att komma på dem att öka.

7. Variera innehållet

Försök att variera innehåll och överraska någon gång emellanåt. Om alla möte följer samma struktur och tonläge blir det svårt att entusiasmera mötesdeltagarna att komma.

Alla punkter som finns ovan gäller naturligtvis även om du blivit inbjuden. Det enda jag vill lägga till är

Saknas det agenda i inbjudan, tacka nej med hänvisning till att det saknas syfte, mål och förväntningar på dig.

Lycka till med era framtida möte! Nästa gång du får frågan: När hade du ett bra möte senast?
Hoppas jag att du kan svara: Det senaste jag var på !