Är du effektiv?

Handen på hjärtat, är du effektiv? Min gissning är att de flesta av oss svarar: Självklart är jag det! Jag gör det i alla fall. Men vad innebär det att vara effektiv?

Låt mig börja med ett exempel.
Du sitter och jobbar på en uppgift. Plötsligt plingar det till i mailen… utan att fundera på vad som är viktigast hoppar du in i ditt mailprogram för att öppna meddelandet och se vad det är….

Fem minuter, tio minuter eller kanske till och med en hel timme försvinner.

När du sen ska börja om med det du höll på med – boom – du har ingen aning om var du slutade eller varför du tyckte att det var tråkigt från början.
Du har tappat fokus på uppgiften och därmed din effektivitet. Viktig tid och insats försvinner på … ingenting.

Känner du igen dig? Det är alldeles för vanligt att det händer och tyvärr helt normalt.

Kan det vara som så att effektivitet hänger ihop med att vara motiverad?

Kanske lite, men inte enbart. Faktum är att de flesta av oss har en liten ”uppskjutare” inom sig. Mätningar som är gjorda visar att vi ofta gör hälften av jobbet på 80 procent av tiden. Andra halvan måste snos ihop på bara 20 procent av tiden.
Tänk så mycket tid vi hade kunnat frigöra till meningsfullt arbete (eller fritid) om vi bara är några procent mer effektiva…

Finns det en enkel lösning? Enligt min uppfattning är svaret tyvärr nej, eller rättare sagt, det finns lösningar men ingen är enkel….

Jag vill påstå att effektivitet handlar mycket om

"Struktur, färdighet och attityd."

det vill säga

Ordning och reda

  • Planera dina aktiviteter
  • Planera och avsätt tid
    – rimlig  tid i förhållande till uppgiften
    – kort tid för att behålla fokus
    – i rätt tid dvs vara klar innan deadline

Förhåller man sig till dessa punkterna har man ett skelett att bygga på. Fortsätter du sedan att jobba på det viset så kommer du in i en varaktig förändring och

"Effektiviteten blir bättre!"

Det låter säkert bra men vad kan man då göra för att påbörja sin egen resa mot en mer effektiv vardag?

Knep för att bli mer effektiv

Prova gärna ett eller flera av dessa knepen

1. Börja dagen med din viktigaste uppgift

Normalt sett är de flesta av oss mest produktiva under den första timmen på jobbet. Lägg alla svåra och utmanande uppgifter på dagordningen under den första timmen.

2. Hitta din mest produktiva tid

Fungerar inte den första timmen för dig, fundera på när du är som mest produktiv under dagen.
Undvik att göra rutinuppgifter under den tiden, det ger bara en trötthetskänsla.

3. Planera in det oplanerade

Det vill säga fyll inte din dag till 100% det finns alltid saker som måste hanteras. Blocka USA-tid(Utan Särskild Anledning) i kalendern.

4. Ta kommandot över informationen

Agera inte direkt på all information som dyker på dig. Exempelvis läs och agera på e-post vid bestämda tider. Stäng av alla notifikationer och se till att du inte blir störd när du behöver koncentrera dig.

5. Dela upp din arbetsdag i olika block

Sätt av tid redan innan så du vet vad du ska göra vid varje givet tillfälle. Exempelvis läs mail 3 gånger per dag, morgon, lunch och precis innan arbetsdagen är slut. Avsätt ringtid mellan 8-10 på morgonen osv.

6. Gör en sak i taget

Lägg all din fokus och energi på ”det du gör just nu”. Behöver du pausa eller om du vet med dig att du tappar fokus efter en tid, arbeta i kortare block (20-30 minuter) och ta en kort paus. (Regelbundna pauser, på 5-15 minuter, kan göra underverk. Ta en promenad, prata med en vän, ta ett hälsosamt mellanmål, eller få lite frisk luft. )

7. Identifiera tidstjuvar och fundera på vad du kan göra åt dem

Det finns alltid en lösning. Våga prova nya vägar, om det inte fungerar är det bara att tänka om.

Men grundläggande

"för att vara effektiv måste du älska processen"

att göra ditt jobb oavsett hur oinspirerande det känns just nu. Och för att låna Nikes slogan – ”Just do it!”